Bittikten Sonra Beş Dakika: Her Deneyimden Ders Çıkarma Yöntemi

Bir iş bittiğinde çoğu insanın yaptığı tek şey rahatlamaktır. Organizasyon tamamlanmış, yolculuk dönülmüş, proje teslim edilmiştir; sıradaki işe geçilir. Oysa bir deneyimin en değerli kısmı, tam da bitiminden hemen sonraki birkaç dakikada elde edilebilir. O anda ne iyi gittiği, ne aksadığı ve neyin eksik kaldığı hâlâ tazedir. Birkaç gün sonra bu ayrıntıların büyük kısmı silinir; geriye yalnızca genel bir izlenim kalır ve genel izlenimlerden ders çıkmaz.

Bu yazıda kısa bitiş değerlendirmesinin nasıl yapılacağını, hangi soruların sorulacağını ve bu alışkanlığın neden bu kadar yüksek getiri sağladığını ele alıyoruz.

Deneyim, tek başına öğretmez

Aynı işi yirmi kez yapmış biri, mutlaka o işte ustalaşmış olmaz. Tekrar, ancak üzerine düşünüldüğünde öğrenmeye dönüşür. Aksi halde ilk seferde kurulan yöntem, doğru olup olmadığına bakılmaksızın yirmi kez tekrarlanır.

Bu yüzden yılların deneyimi ile gelişmiş beceri her zaman aynı şey değildir. Farkı yaratan, deneyimin ardından yapılan kısa değerlendirmedir. Bu değerlendirme olmadığında hatalar da beceriyle birlikte pekişir.

Üç soruluk sade bir çerçeve

Değerlendirmenin uzun olması gerekmez. Üç soru çoğu durum için yeterlidir: Ne iyi gitti? Ne aksadı? Bir dahaki sefere neyi değiştireceğim?

Birinci soru sıklıkla atlanır ama önemlidir; işe yarayan şeyin farkına varılmadığında, bir sonraki seferde tesadüfen değiştirilebilir. Üçüncü soru ise en kritik olanıdır: değerlendirme, bir eyleme bağlanmadığında yalnızca hatırlamaya dönüşür.

Hemen ve kısa yapmak

Bu değerlendirme işin bitiminden sonraki ilk yarım saat içinde yapılmalıdır. Eve dönerken, araç içinde ya da masaya oturmadan önce iki üç cümle yazmak yeterlidir.

Uzun tutulduğunda alışkanlık haline gelmez. Beş dakikayı geçen bir değerlendirme, üçüncü seferde atlanır. Amacı kapsamlı bir rapor üretmek değil, taze bilgiyi kaybetmeden yakalamaktır.

Somut örnek: bir gün dışarıda

Bu alışkanlığın etkisi en çok tekrar eden hazırlıklarda görülür. Bir piknik ya da yol yemeği hazırlığı düşünün; ilk seferde mutlaka bir şey eksik kalır, bir kap sızdırır ya da bir yiyecek yolda bozulur.

Dönüşte iki satır not tutmak, ikinci seferi belirgin biçimde kolaylaştırır. Piknik ve yol yemeği hazırlığı gibi konularda anlatılan taşıma ve paketleme ayrıntıları da böyle birikir: her seferinde bir öncekinin eksiği kapanır ve üçüncü seferde hazırlık neredeyse otomatik hale gelir.

Suçlu değil neden aramak

Değerlendirme birden fazla kişiyle yapılıyorsa, hızla kim yaptı tartışmasına dönüşme riski vardır. Bu, değerlendirmenin en hızlı öldüğü yerdir; bir kez suçlama yaşandığında kimse bir daha açık konuşmaz.

Bunu önlemek için soruyu kişiden sürece çevirmek gerekir: bu aksaklık nasıl mümkün oldu? Aynı hatayı bir başkası da yapabilir miydi? Bu iki soru, çözümü kişisel eleştiriden sistem düzeltmesine taşır.

Notu bir sonraki sefere ulaştırmak

Değerlendirme notunun en yaygın kaderi, yazıldığı yerde unutulmaktır. Not, bir sonraki denemede görülebileceği yere konmalıdır: hazırlık listesinin başına, ilgili dosyanın içine ya da tekrar eden bir takvim kaydının açıklamasına.

Bu bağlantı kurulmadığında değerlendirme, yalnızca o günün rahatlamasına hizmet eder. Notun değeri yazıldığı anda değil, altı ay sonra doğru anda karşınıza çıktığında ortaya çıkar.

İyi giden şeyi de kaydetmek

İnsanlar aksaklıkları daha iyi hatırlar; bu yüzden değerlendirmeler kolayca bir sorun listesine dönüşür. Oysa neyin işe yaradığını bilmek, en az sorun kadar değerlidir.

Bir yöntem işe yaradıysa, neden işe yaradığı da yazılmalıdır. Aksi halde bir sonraki seferde koşullar biraz değiştiğinde aynı yöntem gereksiz yere terk edilir. İyi giden şeyin gerekçesini bilmek, onu taşınabilir hale getirir.

Tek bir değişiklik seçmek

Değerlendirme sonunda beş madde çıkarsa, hiçbiri uygulanmaz. Bir sonraki sefer için tek bir değişiklik seçmek, uygulanma ihtimalini belirgin biçimde artırır.

Seçim yapılırken en büyük aksaklığa değil, en kolay düzeltilebilir olana bakmak da geçerli bir stratejidir. Küçük ve kesin bir iyileşme, uygulanmayan büyük bir plandan daha fazla değer üretir.

Bireysel işlerde uygulamak

Bu yöntem yalnızca ekip işlerine ait değildir. Bir sunumdan, bir görüşmeden, bir sınavdan ya da zor bir konuşmadan sonra da aynı üç soru sorulabilir. Kişisel becerilerin gelişmesindeki en büyük hızlanma, genellikle bu kayıtla başlar.

Birkaç ay sonra notlara dönüp bakmak ayrıca bir şey daha gösterir: hangi hataların tekrar ettiği. Tekrar eden bir aksaklık artık tesadüf değil, düzeltilmesi gereken bir yapı sorunudur ve ancak kayıt tutulduğunda görünür hale gelir.

Alışkanlığı kurmak

Bu değerlendirmeyi başlatmanın en kolay yolu, onu işin bitiş adımı saymaktır. Nasıl ki bir iş bitiminde ortalık toplanıyorsa, iki satır not da aynı kapanışın parçası olur.

Zamanla bu adım kendiliğinden gelir ve süre kısalır. Beş dakikalık bu alışkanlığın toplam getirisi, tek tek bakıldığında görünmez; ancak bir yıl sonra aynı işleri ne kadar az sürtünmeyle yaptığınıza baktığınızda fark açıkça ortaya çıkar.